«БИЗНЕС РОСТ»: как организовать и внедрить улучшение бизнес-процессов в компании

Основы успешной работы компании и современные методы увеличения эффективности ее деятельности будут обсуждаться на мероприятии, которое пройдет в ближайшие дни в Екатеринбурге. Выставка инструментов для развития бизнеса «БИЗНЕС РОСТ» пройдет в Центре Международной торговли с 28 по 30 октября.

Программу выставки и заявку на участие вы можете получить по ссылкам. Большинство мероприятий – бесплатные. В преддверии выставки мы публикуем материал, посвященный основным принципам самосовершенствования в коммерческих организациях.

В наше динамичное время успешная компания обязана находиться в процессе непрерывного самосовершенствования. И если некоторые процессы компании совершенствуются, так сказать, «на ходу», то для остальных нужно запускать полномасштабный процесс реформирования.

Будет ли он успешным, не всегда зависит от того, насколько удачна сама идея. Любой процесс совершенствования имеет правила реализации, и если их нарушить, то даже самое хорошее начинание может привести к плачевному результату.

Изучение процесса общего совершенствования, позволяет также выделить несколько определяющих направлений его развития.

1. Планирование и контроль

Одним из самых важных постулатов является то, что процесс усовершенствования должен быть ориентирован на потребителя. Не важно, внутренний это потребитель или внешний. Изменения инициированные без завязки на результат, обречены на провал.

Высшее руководство должно обеспечить постановку четкой задачи и контроль за фазой планирования. Однако, небольшие, локальные инициативы можно начинать и без указания свыше. В ходе оценки показателей и планирования, важно, чтобы координатором был выбран один конкретный сотрудник.

Для более эффективного внедрения совершенствований могут создаваться специальные команды или группы, специально создаваемые для проведения работы над конкретным проектом. Однако между этими группами и постоянными специализированными группами, основной функциональной задачей которых, является постоянное решение любых задач непрерывного совершенствования, есть значительная разница.

Создание команд зависит от соответствующих указаний отдела менеджмента. Высшее руководство также отвечает за формирование специальных команд для особо приоритетных проектов.

2. Формирование команды

В основе формирования команды лежит несколько важных принципов, первый из которых — это структура команды:

• Лидер команды — авторитетная личность, которая возьмёт на себя координацию и контроль за процессом в целом и соответственно будет нести ответственность за результат. В большинстве случаев, роль лидера берет на себя сотрудник, занимающий в команде главную должность

• В группу должны входить и другие специалисты из тех структур организации, которые непосредственно принимают участие в конкретном бизнес-процессе. В группе не должно быть специалистов не имеющих отношения к результату или проще говоря незаинтересованных в его успехе.

• Необходима обязательная связь с отделом менеджмента или его поддержка. Этой связи можно достичь либо включением в команду представителей менеджмента, либо предоставлением самой команде некоторых полномочий отдела менеджмента.

• Если эффективность процесса усовершенствования зависит от поставок сырья, необходимого для реализации бизнес-процесса, то в состав группы координирующей процесс улучшения необходимо включить и сотрудника из отдела поставки.

• Если проводимый процесс улучшения нов для команды и у нее нет соответствующего опыта, логичным будет привлечение в группу и служб внешней поддержки.

Эффективная команда в среднем состоит из 5-6 человек, даже в случаях масштабного проекта, что подтверждается опытным путем. Однако слишком маленькие команды не способны обеспечить достаточных ресурсов для реализации проекта.

При подборе команды следует соблюдать ряд принципов:

— Сотрудник должен отдавать все свое время на реализацию проекта и быть мотивированным для полной самоотдачи. Привлечение в подобные команды ключевых сотрудников не желательно, так как у них не будет достаточного количества времени из-за выполнения своих основных обязанностей. Лучше привлечь в команду специалистов, для которых участие в процессе усовершенствования будет возможностью для самоутверждения.

— Члены команды должны обладать знаниями и быть достаточно компетентными в работе с инструментами управления, которыми предполагается воспользоваться в ходе решения поставленных задач. Перед началом работ при необходимости рациональным будет проведение тренингов по обращению с этими инструментами.

— Обязательным моментом является желание или мотивы участника команды совершенствовать выбранный процесс.

— Сотрудник, принимаемый в команду, должен быть коммуникабельным, уметь не только говорить, но и слушать.

3. Оценка произведенных действий и результативности

Ответственность за оценку показателей верхнего уровня ложится на плечи высшего руководства. Если оценка показателей проводится с помощью самооценки, то ответственность высшего руководства должна включать в себя и ответственность за инициацию измерений и их оценку.

Оценка должна проводиться на принципах взаимоуважения и открытости в организации, что является важным для адекватной оценки и понимания результатов улучшения на всем предприятии.

Перечисленные выше принципы являются основными, и попытка пренебрежения ими сводит вероятность успеха процесса совершенствования к минимуму или и вовсе обрекает на провал.

Фото digit