Специалисты ЛАНИТ закончили первый этап проекта, целью которого было внедрение системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs в казенном учреждении «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Заказчик купил 60 лицензий LanDocs.

В задачи Управления автомобильных дорог Республики Карелия входят строительство, реконструкция, капитальный и текущий ремонт и содержание дорожного хозяйства региона, включающего почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, проведенных через 550 мостов и путепроводов. В организации работают 125 человек, десять из которых — дистанционно.

Работа организации связана с непрерывным потоком большого количества документов: договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. До момента внедрения системы LanDocs весь документооборот Управления происходил в бумажном формате.

Решение о внедрении системы электронного документооборота было принято по причине того, что рост интенсивности документооборота увеличил вероятность нарушения сроков выполнения важных документов и снизил эффективность управления деятельностью организации.

Работа в рамках системы электронного документооборота LanDocs обеспечивает сквозной контроль выполнения важных задач, и таким образом позволяет руководителю отслеживать все текущие процессы в организации. Помимо этого, с помощью инструментов системы возможен контроль деятельности специалистов, работающих удаленно.

Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии рассказал, что в настоящее время работать в системе уже начали три заместителя руководителя, специалист по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах и сотрудники, работающие вне офиса. К главным преимуществам системы LanDocs, по словам Александра Кошкина, можно отнести возможность ускорять выполнение профессиональных задач, составлять план работы и соблюдать все необходимые сроки, вовремя принимая важные решения. «В этом случае СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — подытожил Александр Кошкин.

Управтодор Карелии планирует увеличить количество пользователей LanDocs внутри организации, обеспечить мобильный доступ к веб-клиенту СЭД и включить в систему электронного документооборота ранее не задействованные в ней документы.